Warto wiedzieć czym jest refaktura i kiedy wystawić, by móc skorzystać z tej formy rozliczeń. Dokument jest odsprzedażą usług, stosowany w sytuacjach, gdy podmiot ponoszący koszty, przenosi je na firmę, z którą współpracuje. Choć refaktura nie ogranicza się jedynie do biznesu, to najczęściej wystawiają ją firmy. W artykule wyjaśniamy wszystko, co trzeba wiedzieć na jej temat.
Czym jest refaktura i kiedy wystawić?
Refaktura jest niezwykle praktycznym narzędziem w świecie finansów, pozwalającym firmom na przekazywanie kosztów poniesionych w imieniu innych podmiotów gospodarczych. Należy jednak wiedzieć, czym jest refaktura i kiedy wystawić oraz gdzie ma zastosowanie. Jeśli przedsiębiorstwo opłacił usługę lub towar, który w rzeczywistości był wykorzystywany przez klienta, może wypisać refakturę, aby odzyskać poniesione koszty. Kwota na dokumencie jest równa poniesionym wydatkom i obejmuje również te same stawki VAT, co oryginalna faktura. Narzędzie ułatwia transparentne rozliczenia między firmami, eliminując nieporozumienia dotyczące rzeczywistych kosztów.
Refakturowanie ma miejsce w różnych obszarach działalności gospodarczej, takich jak:
- handel – hurtownia zamawiająca produkty może refakturować koszty transportu na swojego klienta, jeśli wydatki nie są ujęte w cenie towaru.
- budownictwo– główny wykonawca, kupując materiały czy wynajmując sprzęt, może refakturować koszty na podwykonawców lub na inwestora.
- produkcja– refaktura jest stosowana, gdy producent zleca montaż, transport komponentów czy specjalistyczne usługi techniczne innej firmie.
- wynajem nieruchomości– najemca obciąża podnajemcę kosztami związanymi z mediami: wodą, prądem, gazem, czynszem itd.
- usługi transportowe– firma transportowa przenosi na swojego klienta koszty przewozu, takie jak: paliwo, opłaty drogowe i parkingi.
- usługi telekomunikacyjne– operator obciąża pośrednika kosztami, które ten następnie refakturuje ostatecznemu odbiorcy.
- usługi hotelowe i konferencyjne– firma organizująca wydarzenie może przenieść koszty usług hotelowych na uczestników konferencji.
W każdej branży można wykorzystać refakturę, by wyeliminować ryzyko strat finansowych w firmie, ponosząc koszty w imieniu innego podmiotu. Jest przydatna w sytuacjach, w których podmiot gospodarczy jedynie pośredniczy w świadczeniu usług lub dostawach towarów, bez ich faktycznego wykorzystywania.
Co powinna zawierać refaktura?
Refaktura musi zawierać te same elementy, co standardowa faktura. W dokumencie znajdują się podstawowe informacje takie jak dane sprzedawcy i nabywcy, czyli podmiotu wystawiającego refakturę oraz odbiorcy kosztów. Kluczowym elementem jest opis towaru/usługi, wcześniej opłacony w imieniu odbiorcy, z uwzględnieniem dokładnych kwot, zgodnych z oryginalnym dokumentem.
Refaktura zawiera również: numer oryginalnej faktury, do której się odnosi, aby zapewnić przejrzystość rozliczeń. Co istotne, stawki VAT muszą być takie same, jak w oryginalnym dokumencie, aby była wystawiona zgodnie z przepisami podatkowymi. Standardowo refaktura zawiera także datę wystawienia, termin płatności, a także kwoty brutto i netto, co pozwala odbiorcy na dokonanie dokładnych rozliczeń.
Podatek VAT a refaktura
Refakturowanie wymaga szczególnej uwagi, jeśli chodzi o stawkę VAT. W przypadku refaktury jest taka sama jak na pierwotnej fakturze. Oznacza, że firma wystawiająca dokument musi dostosować się do warunków, jakie obowiązywały pierwotnego dostawcę towaru lub usługi. Przykładowo, jeśli usługa była opodatkowana stawką 8% VAT, refaktura również musi wykazywać tę stawkę. To oznacza, że firma refakturująca nie zmienia stawki VAT, nawet jeśli różni się ona od stawek stosowanych w jej własnych transakcjach.
Należy zwrócić szczególną uwagę, by refaktura była zgodna z przepisami podatkowymi. Jest to kluczowe zarówno dla firmy wystawiającej refakturę, jak i dla odbiorcy. Jeśli stawka VAT na refakturze będzie różnić się od wpisanej na oryginalnej fakturze, może to prowadzić do poważnych konsekwencji. Błędne naliczenie stawki VAT może zostać uznane za naruszenie przepisów podatkowych, co w skrajnych przypadkach spowoduje nałożenie kary finansowej. W takiej sytuacji, odbiorca refaktury może mieć trudności z odliczeniem VAT, co skomplikuje rozliczenia podatkowe. W przypadku błędu, konieczne jest wystawienie faktur korygujących, co generuje dodatkowe koszty administracyjne. Negatywnie też wpływa na relacje z klientem, ponieważ jest zmuszony dokonać korekty w swoich księgach rachunkowych.
Kiedy nie wystawia się refaktury?
Nie zawsze istnieje potrzeba refakturowania kosztów. Przykładowo, jeśli wydatki są częścią zwykłej działalności przedsiębiorcy, np. dotyczą zakupu towarów i usług na własne potrzeby, nie są refakturowane. Proces nie ma zastosowania w branżach, w których koszty są z góry ustalane i wliczane w cenę oferowanych produktów lub usług. Rekaktur nie wystawia się w sklepach i punktach sprzedaży detalicznej, ponieważ to indywidualny klient płaci za produkt.
Inne dziedziny, w których refaktura nie ma zastosowania, to: sektor bankowy, ubezpieczeniowy i medyczny; gastronomia, hotelarstwo, branża rozrywkowa, telekomunikacyjna, farmaceutyczna i medyczna oraz edukacja. Firmy świadczące usługi transportu publicznego, takie jak autobusy, pociągi czy metro, również nie korzystają z procesu refakturowania, ponieważ koszty operacyjne są już wliczone w ceny biletów.
AM
