News will be here

Pracownicze Plany Kapitałowe – obowiązek pracodawców

Zgodnie z Ustawą o Pracowniczych Planach Kapitałowych, każda firma lub instytucja, zatrudniająca nawet jedną osobę podlegającą ubezpieczeniom emerytalnym i rentowym, utworzyła PPK dla swoich pracowników. Pracodawcy mają coraz mniej czasu na dostosowanie do wymogów ustawy.
1 lipca 2019 roku ustawa zaczęła obowiązywać przedsiębiorstwa, które na dzień 31 grudnia 2018 roku zatrudniały min. 250 pracowników. Firmy te mają czas do 25 października 2019 roku na podpisanie z wybraną instytucją finansową umowy o zarządzanie PPK.

Pracodawcy zatrudniający mniej pracowników mają więcej czasu. Do 1 stycznia 2020 roku PPK muszą utworzyć firmy zatrudniające co najmniej 50 pracowników, a do 1 lipca 2020 roku czas mają podmioty zatrudniające od 20 osób. Pozostali pracodawcy powinni utworzyć PPK do 1 stycznia 2021 roku.

Istnieją jednak dwa wyjątki. Obowiązek tworzenia PPK nie obejmie przedsiębiorców zatrudniających mniej niż 10 osób, o ile wszyscy pracownicy złożą deklarację rezygnacji z uczestnictwa w PPK. Drugi wyjątek dotyczy przedsiębiorstw, które prowadzą pracownicze programy emerytalne (PPE) ze składką na poziomie min. 3,5% wynagrodzenia pracownika, a uczestnikami programu jest przynajmniej 25% zatrudnionych. Tego typu informacje są już powszechnie znane, ale taka wiedza nie wystarczy, aby we właściwy sposób spełnić wymogi ustawy.

Największym zagrożeniem oraz problemem jest brak wiedzy uprawnionych osób na temat PPK. Zarówno pracodawcy, jak i pracownicy nie znają podstawowych założeń tej ustawy. Dostępne informacje są lakoniczne, często nieprecyzyjne. Takie sytuacje wzbudzają nieufność, która bazuje również na błędnym łączeniu PPK z projektem OFE.

Pracownicy powinni uczestniczyć w wyborze PPK
Bardzo ważną kwestią jest sposób, w jaki pracodawca dokona wyboru instytucji finansowej zarządzającej PPK w danej firmie. Wybór powinien nastąpić przy udziale pracowników. Jeśli w zakładzie pracy działa zakładowa organizacja związkowa, pracodawca powinien w porozumieniu z tą organizacją dokonać wyboru instytucji zarządzającej. Jeśli w przedsiębiorstwie nie ma organizacji związkowej, konsultacje powinny zostać przeprowadzone z reprezentacją osób zatrudnionych.

Wymóg wyboru instytucji zarządzającej PPK „w porozumieniu” z zakładową organizacją związkową lub reprezentacją osób zatrudnionych należy interpretować jako dążenie do ustalenia wspólnego stanowiska w tym zakresie. Należy zwrócić uwagę, że w sytuacji, gdy w przedsiębiorstwie nie działa zakładowa organizacja związkowa, wyboru instytucji finansowej dokonuje się nie z reprezentacją pracowników, lecz reprezentacją osób zatrudnionych, z założenia obejmującą także m.in. zleceniobiorców, członków rad nadzorczych oraz osoby wykonujące pracę nakładczą.

Brak porozumienia nie stanowi jednak przeszkody do utworzenia PPK. Jeśli porozumienie z zakładową organizacją związkową lub reprezentacją osób zatrudnionych nie zostanie osiągnięte na 1 miesiąc przed terminem, w którym organizacja jest zobowiązana zawrzeć umowę o zarządzanie PPK, wówczas pracodawca samodzielnie dokonuje wyboru instytucji finansowej i zawiera z nią umowę.

Pomimo, że pracownicy powinni mieć wpływ na wybór instytucji zarządzającej, to jednak sama umowa o prowadzenie PPK na rzecz każdego pracownika jest zawierana przez pracodawcę bez udziału osoby zatrudnionej (nie składa ona podpisu na umowie). Otrzymuje ona natomiast od instytucji finansowej informację o warunkach uczestnictwa w PPK.

Co ważne, jeden pracodawca może w jednym czasie mieć podpisaną umowę tylko z jedną instytucją finansową obsługującą PPK. Instytucję zarządzającą PPK można zmienić. Pracodawca podpisuje umowę z wybraną firmą zarządzającą, ale nie musi być to decyzja podjęta „na zawsze”. Podmiot zatrudniający może wypowiedzieć umowę o zarządzanie PPK na warunkach określonych w umowie. Ustawa nie reguluje okresów wypowiedzenia takiej umowy.

W sytuacji, w której dana organizacja podejmie decyzję o wypowiedzeniu umowy, przede wszystkim powinna dokonać wyboru innej instytucji zarządzającej PPK. W tym przypadku także powinno zostać osiągnięte porozumienie z reprezentacją osób zatrudnionych. Zmiana operatora PPK musi dokonać się w sposób płynny, oczywiście z uwzględnieniem określonego umową okresu wypowiedzenia.

Umowę o prowadzenie PPK należy zawrzećw terminie maksymalnie 7 dni, licząc od dnia zawarcia nowej umowy o zarządzanie PPK. Pracodawca zawiera z nową instytucją umowę o prowadzenie PPK w imieniu i na rzecz każdej osoby zatrudnionej, która miała zawartą umowę o prowadzenie PPK na dzień poprzedzający dzień zawarcia nowej umowy.

Uczestnicy PPK muszą zostać powiadomieni, że podmiot zatrudniający złoży w ich imieniu wnioski o wypłaty transferowe środków zgromadzonych na ich rachunkach w PPK prowadzonych przez dotychczasową instytucję finansową do nowej instytucji finansowej.  Informacji tej należy udzielić uczestnikom niezwłocznie, nie później niż w terminie 7 dni od dnia zawarcia nowej umowy o zarządzanie PPK. Uczestnik PPK będzie miał prawo w terminie 7 dni od dnia otrzymania takiej informacji poinformować pracodawcę w formie pisemnej o niewyrażeniu zgody na wypłatę transferową środków.

Jeśli uczestnik PPK poinformuje o tym, że nie wyraża zgody na wypłatę transferową, wówczas jego środki pozostaną na dotychczasowym rachunku PPK prowadzonym przez instytucję finansową, której wypowiedziano umowę. Do nowej instytucji będą natomiast trafiały nowe środki.

W odniesieniu do tych uczestników PPK, którzy nie poinformują pracodawcy o braku zgody, złoży on w imieniu każdej z tych osób wnioski o wypłaty transferowe środków. Wnioski będą składane już za pośrednictwem nowej instytucji finansowej.

Kary za niespełnienie wymogów ustawy o PPK
Warto mieć świadomość konsekwencji, jakie mogą być skutkiem zlekceważenia wymogów nałożonych przez ustawę. W przypadku pracodawców, którzy nie dochowają terminu przewidzianego w ustawie na zawarcie umowy o zarządzanie PPK, mogą oni zostać ukarani grzywną w wysokości do 1,5% funduszu wynagrodzeń u danego podmiotu zatrudniającego w roku obrotowym poprzedzającym popełnienie czynu zabronionego. Tego rodzaju karą jest zagrożony pracodawca, ale również osoba działająca w jego imieniu – .
Pracodawca (albo osoba obowiązana do działania w imieniu podmiotu zatrudniającego) będzie zagrożony otrzymaniem grzywny od Państwowej Inspekcji Pracy w wysokości od 1.000 zł do 1.000.000 zł w sytuacji, gdy:
– nie dopełni obowiązku zawarcia w imieniu i na rzecz osoby zatrudnionej umowy o prowadzenie PPK w przewidzianym terminie,
– nie dopełni obowiązku dokonywania wpłat do PPK w przewidzianym przepisami terminie,
– nie zgłosi wymaganych ustawą danych lub zgłosi nieprawdziwe dane albo udzieli w tych sprawach nieprawdziwych wyjaśnień lub odmówi ich udzielenia,
– nie prowadzi dokumentacji związanej z obliczaniem wpłat do PPK.

W związku z tym, do tematu wdrożenia PPK warto podejść z dużą starannością. Aby przedsiębiorstwo poprawnie dostosowało się do wszystkich wymogów ustawy, wskazane jest objęcie odpowiednim szkoleniem wszystkich pracowników odpowiedzialnych za wdrażanie i obsługę PPK w firmie. Kolejna ważna sprawa, to konieczność przystosowania programów kadrowo-płacowych w taki sposób, aby uwzględniały one wszystkie finansowe kwestie związane z PPK.

Pamiętać warto także o tym, by temat planów kapitałowych był zrozumiały dla wszystkich pracowników, którzy zostaną objęci programem. Pracodawca powinien zadbać o przekazanie im rzetelnych informacji w tym zakresie, tak aby rozumieli wpływ PPK na wysokość ich przyszłej emerytury, zasady działania programu oraz konsekwencje ewentualnej rezygnacji z uczestnictwa w PPK.

Aby jednak odpowiednio informować pracowników, wcześniej właściwą wiedzę powinni zdobyć sami pracodawcy. Warto o nią zadbać już teraz, tym bardziej, że czasu pozostało niewiele – KrzysztofStucke, trener w firmie EffectGroup, autor szkolenia „Pracownicze Plany Kapitałowe – nowe obowiązki pracodawców”. –
Marcin Pietraszek

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *