Pisanie maili traktujemy z przymrużeniem oka, a niekiedy nawet jak zło konieczne. Szczególnie jeśli pracujemy na etacie i dzień rozpoczynamy od wysyłania wiadomości. Pamiętajmy, że mail wysyłany do klienta jest naszą wizytówką – jak Cię czytają tak oceniają.
Jeśli nasze wynagrodzenie opiera się w większej części na prowizji od sprzedaży, to mail odgrywa ważną rolę w procesie sprzedażowym.
Na co zwrócić uwagę tworząc maila?
Witam czy Dzień dobry
Początek maila do adresata sprawia niekiedy spore trudności. Z tej prostej przyczyny, iże nie wiemy jak się przywitać z odbiorcą. „Witam”, „Dzień dobry”, „Szanowny Panie”, „Szanowni Państwo”. Z pewnością powinniśmy unikać słowa „Witam”. Nie wszyscy akceptują tego typu powitanie. Nie ma nic gorszego niż zrażenie do siebie odbiorcy, na samym początku prowadzenia negocjacji. W wiadomościach do klientów unikajmy tego zwrotu. Lepiej brzmi: „Dzień dobry”.
Adres mailowy
Nie używajmy prywatnego maila do służbowej korespondencji. Często jest to praktykowane w pracy. Oddzielmy jednak sprawy służbowe od prywatnych. Tym bardziej, że wiele adresów mailowych brzmi niepoważnie. Szukając pracy załóżmy poważnie brzmiące konto np. z imieniem i nazwiskiem. Jeśli studiujemy też powinniśmy unikać śmiesznych nazw w adresach. Do zarządzania mailami wykorzystajmy program pocztowy albo przekierujmy wszystkie otrzymywane wiadomości na jedną skrzynkę i odpowiadajmy z każdego podpiętego pod skrzynkę adresu. Porządek z kontami ułatwi nam odszukanie potrzebnych maili i unikniemy dzięki temu wysłania wiadomości z konta np. xx@buziaczek.pl.
Błędy ortograficzne, gramatyczne, brak znaków interpunkcyjnych w mailach
Zawsze odbierane są negatywnie. Świadczą o braku szacunku do odbiorcy. Przeczytajmy uważnie maila, zanim wyślemy. Jeśli nie jesteśmy pewni czy napisaliśmy poprawnie wyraz czy zdanie, sprawdźmy w słowniku, choćby internetowym. Lepiej niekiedy przeformułować zdanie niż wysłać z błędem.
Wysyłanie załączników
Jeśli musimy przesłać duży plik klientowi, zamieśćmy je na serwerze i wyślijmy tylko link z możliwością pobrania. Jest to o tyle praktyczne, że odbiorcy maili mogą mieć ustawione ograniczenia w otrzymywaniu plików, a poza tym szybciej pobiorą załączniki.
Odpowiedź
Na maile odpowiadajmy w tym samym dniu. Nie odkładajmy do jutra, bo możemy zapomnieć lub coś nagłego Ci wyskoczy. Jeśli planujemy dzień wolny, dłuższy urlop czy wyjazd służbowy np. na szkolenie, ustawmy w skrzynce mailowej autoresponder z informacją o nieobecności i podajmy nr telefonu komórkowego do siebie lub kontakt do osoby, która nas zastępuje.
Emotikony
Powinniśmy pamiętać, że nie zawsze komunikacja obrazkowa jest mile widziana w mailach. Wszystko zależy do kogo kierujemy korespondencję. Nigdy nie wiemy jak emotikonki zostaną przyjęte przez adresata. Stosujmy je tylko w wiadomościach do współpracowników.
Telefon po wysłaniu maila
Nie dzwońmy do odbiorcy zaraz po wysłaniu wiadomości z pytaniem – czy dotarł mail? Musi mieć czas na przeczytanie. Inaczej, dowiemy się, że coś przyszło, ale jeszcze nie zdążył otworzyć. Dajmy mu czas na zapoznanie się z treścią. Wyjątkiem jest pilna sprawa. Odbiorca z niecierpliwością czeka na naszą wiadomość. W takiej sytuacji warto zapytać czy dotarła.
Korespondencja mailowa jest naszą wizytówką. Jeśli będziemy popełniali błędy odbiorcy potraktują nas niepoważnie. Nie znają przecież naszej osoby, oceniają nas po korespondencji. Zanim wyślemy wiadomość dobrze przemyślmy co napisać, później sprawdźmy formę grzecznościową, końcówki fleksyjne w tekście. Nawet drobny błąd może zepsuć nasz wizerunek.
AM
