Pracodawca, który chce pozyskać i zatrzymać pracownika, musi w odpowiedni sposób wprowadzić go do organizacji. Jest kilka istotnych płaszczyzn, o których warto pamiętać.
Na początek trzy anty-przykłady postępowania. Pierwszy – pracownik wchodzi do nowej pracy, szef wskazuje mu biurko, przydziela pierwsze zadania i pozostawia w biurze, wśród pracowników, których mu nie przedstawia. Drugi – szef wprowadzając pracownika do biura informuje go, że na razie nie będzie go oprowadzał po firmie, bo zrobi to po kilku tygodniach, kiedy ten się sprawdzi. Trzeci – szef przedstawia nową osobę zespołowi, ale dalej pozostawia go w myśl zasady „radź sobie”. Każdy z tych przykładów miał miejsce w dużych firmach, które cieszą się dobrą opinią. Niestety to nie firma jako całość odpowiada za onboarding, a często leży on w gestii bezpośredniego przełożonego. Onboarding, który dobrze świadczy o firmie, obejmuje kilka płaszczyzn.
Pierwsze wrażenie, czyli powitanie z zespołem
Najważniejsze jest pierwsze wrażenie. Pracodawca musi mieć świadomość, że im lepsze wrażenie zespół wywrze na nowej osobie (i wzajemnie), tym większe są szanse na dobrą, efektywną współpracę. Dlatego nowego pracownika do zespołu powinien wprowadzać bezpośredni przełożony – mówi Joanna Żukowska, ekspertka międzynarodowego serwisu rekrutacyjnego MonsterPolska.pl. Po tym, jak przedstawi nową osobę, powinien wyznaczyć jej tzw. opiekuna – to on przez kilka tygodni będzie miał zadanie wprowadzić nowego pracownika do zespołu i pracy. Pracownika można przywitać firmową koszulką lub innym powitalnym gadżetem. Onboarding nie jest stratą czasu – dodaje.
Gdzie jest księgowa, czyli praktyczne wskazówki
Opiekun powinien także oprowadzić nową osobę po firmie: pokazać kuchnię, toalety, windy, wyjście ewakuacyjne, jeśli jest – palarnię. W nowoczesnych przestrzeniach biurowych coraz częściej wyznaczone są także strefy do pracy w absolutnej ciszy, do wypoczynku lub strefy rozmów telefonicznych. Jeśli takie pomieszczenia są w firmach, koniecznie należy pokazać je nowemu członkowi zespołu. Historia zna przypadki, że nowa osoba siedzi w bezruchu osiem godzin, bo nic nie wie o przestrzeni w nowym miejscu pracy. Jeszcze gorzej, gdy zaczyna wędrówkę po firmie sama i np. wejdzie do przestrzeni, w której mogą przebywać jedynie osoby uprawnione, chociażby informatycy czuwający nad bezpieczeństwem systemów w firmie. Aby uniknąć takich sytuacji, opiekun powinien zabrać nową osobę na spacer po firmie, tuż po przedstawieniu jej zespołowi. Opiekun powinien poinformować także o zasadach korzystania z firmowego sprzętu (komputera, telefonu, ksero), powiedzieć gdzie siedzi księgowa, ale też pomóc wyrobić wejściówkę do firmy czy kartę parkingową.
Onboarding – nieformalnie o zwyczajach
Nowa osoba nie ma pojęcia czy można korzystać z ekspresu stojącego w kuchni. Nie domyśli się też, że kawa jest firmowa, ale mleko każdy kupuje we własnym zakresie. Tymczasem wiedza o tych firmowych zwyczajach jest niezwykle ważna. Jeśli w biurze nie ma zwyczaju prowadzenia głośnych, prywatnych rozmów albo jedzenia przy biurku, warto o tym wspomnieć podczas wspólnego spaceru po firmie.
Dla nowego pracownika każda informacja jest ważna, gdyż buduje wyobrażenie o nowym pracodawcy. Wiedza zaś buduje poczucie bezpieczeństwa. W luźnej rozmowie warto wspomnieć np. czy zespół ma w zwyczaju organizować coroczną imprezę integracyjną albo opowiedzieć o stażu pracy kolegów z zespołu – radzi Żukowska.
Przywileje i obowiązki
Nowy pracownik nie będzie się angażował w życie zespołu i firmy, jeśli nie pozna swoich przywilejów i obowiązków. Jeśli więc w firmie pracownicy mogą zgłaszać swoje pomysły do gazetki korporacyjnej albo mają w zwyczaju uczestniczyć w akcjach charytatywnych, nowa osoba powinna o tym wiedzieć. Jeśli niemile jest widziane przychodzenie do biura między 8 a 9, a standardem jest zjawianie się w firmie o 8, także należy to omówić z pracownikiem. Właśnie temu służy onboarding.
„Potworne” powitanie
Onboarding potrafi przebiegać zaskakująco. – W naszej firmie nowi pracownicy na „dzień dobry” otrzymują komplet informacji o tym, jak działamy i jak się ubieramy. Jednak to nie wszystko. Nowa osoba otrzymuje na maila również „potworny plan działania” – opowiada Iga Marcinkowska, Team Leader Customer Service z Monster Polska. Zgodnie z planem pracownik ma przejść szkolenia ze sprzedaży, obsługi klienta, administracji, HR i marketingu. Jest jednak pewne „ale”. – Pracownik, kierując się wskazówkami (ukrytymi przykładowo pod doniczką, na drukarce), musi sam odszukać miejsce i osobę, która ma go przeszkolić. Kiedy już pracownik zakończy „potworny plan działania”, otrzymuje na koniec „potworną grę”. Polega ona na tym, że nowy pracownik otrzymuje listę z przezwiskami. Ma tydzień na ich dopasowanie do kolegów z pracy. Mamy koleżankę, która uwielbia czekoladę i nazywamy ją Czekoladką. Jest też kolega, który na naszej tablicy ze zdjęciami jest zawsze w centrum, więc nazywamy go Mistrzem Pierwszego Planu. Jest też pytanie o kolegę, który ciągle chodzi w futrze, czyli Monstera. Kiedy więc nowa osoba wypełni całą listę, prosimy, aby zrobiła prezentację z tego, jak przebiegał jej onboarding – dodaje Marcinkowska. Jak tłumaczy taki onboarding sprawia, że pracownik w bardzo szybkim tempie czuje się swobodnie w zespole, ale też spokojnie porusza się po firmie.
Wiedza pozwala nowej osobie szybciej skupić się na pracy. Pracownik nie łamie sobie głowy i nie duma, gdzie jest kuchnia i czy może wyjść na kawę. Dlatego zatrudniając nowe osoby do zespołu, warto poświęcić im uwagę i czas na onboarding.
Patrycja Karwowska
