Jak planować czas pracy home office?
Organizacja czasu pracy jest niezwykle ważna. Na ten temat powstało wiele poradników, z których powinniśmy czerpać inspirację. Jednak jak to w życiu bywa, teoria nie przekłada się na praktykę. Mamy wiele spraw na głowie, liczne spotkania, telefony, deadline’y, co powoduje, że terminy uciekają nam przez palce. Projekty odkładamy, a zlecenia przesuwamy, co więc zrobić, żeby działać terminowo i skutecznie?
Efektywne planowanie czasu
W dobie home office podstawą jest umiejętność organizacji czasu, bo to ona pozwala zachować zdrowe proporcje między pracą zawodową a życiem prywatnym. Możliwości są dwie: albo będziemy te sfery życia rozgraniczać, albo będą nam się one zlewać.
Czas nie jest z gumy, wszyscy mamy go tyle samo. Jednak niektórzy potrafią z niego mądrzej korzystać i wyrabiają się z projektami na czas. Inni z kolei pod koniec dnia mają wrażenie, że doba jest za krótka. Pierwsza grupa realizuje swoje cele, nie odkładając zadań na później. Osoby te mają więcej czasu dla rodziny, realizację swojego hobby. Druga grupa, to ci, dla których doba jest zawsze za krótka – często są to osoby sfrustrowane i żyjące w ciągłym napięciu. Pozytywna informacja jest taka, że niezależnie na jakim etapie teraz jesteś, systematycznego planowania można się nauczyć. Poznaj najważniejsze wskazówki, a jeśli będziesz się ich trzymał, zyskasz to co najcenniejsze – czas!
1. Zaplanuj swój dzień nim się rozpocznie. Spisując zadania skupisz się na priorytetach. Pamiętaj, że sztuką nie jest spisanie całej listy zadań do odhaczenia. Warto ustalić maksymalnie 5 zadań, które masz na dany dzień. Zbyt długa lista obowiązków może cię szybko zniechęcić. Pamiętaj, małymi krokami do wielkiej zmiany!
2. Pilnuj terminów oraz ustal limit czasu na każde zadanie. Zasada jest prosta, musisz wiedzieć, do kiedy masz czas na wykonanie danej czynności. Jeśli nie jest on z góry narzucony, możesz samemu ustalić ostateczny deadline. Będzie dodatkową motywacją, by szybciej wykonać dane zadanie i nie odkładać go na następny dzień.
3. Deleguj zadania. Jeśli masz przed sobą do wykonania jakąś czynność, pomyśl, czy faktycznie musisz ją wykonać samemu. Być może ktoś inny mógłby zrobić to zadanie lepiej, gdyż specjalizuje się w danej dziedzinie. To pozwoli Ci zaoszczędzić czas i przeznaczyć go na inne czynności.
Jak podkreśla Tomasz Janas, założyciel i CEO serwisu PlanMyDeal, czas jest naszym najważniejszym aktywem i nie powinniśmy go marnować.
Dlatego też, coraz częściej i chętniej zlecamy zadania i korzystaj z umiejętności innych osób, aby w codziennym natłoku spraw i obowiązków znaleźć chwilę dla siebie. Nie chodzi tylko o to, że druga osoba posiada wiedzę i sprzęt, albo umiejętności większe od twoich. Po prostu w pewnym momencie zyskujemy świadomość, że jeżeli ktoś inny wykonana za ciebie określoną pracę, to będziesz mógł, poświęcić zaoszczędzone godziny na coś ważniejszego. Być może na rozwój zawodowy, być może na chwilę z rodziną, albo obejrzenie do końca ulubionego serialu. Niezależnie od pobudek — zawodowych czy prywatnych — szybkie i sprawne znalezienie wiarygodnego wykonawcy z wolnym terminem urasta w naszych oczach do rangi najwyższej.
Jeśli poszukujesz firmy, która wykona pracę na czas, skorzystaj z nowoczesnych narzędzi technologicznych.
W erze podwykonawców i outsourcingu zlecamy niemal wszystko i stale poszukujemy specjalistów: architektów, grafików, fotografów, tłumaczy, programistów, prawników, konsultantów, audytorów, doradców, agentów nieruchomości, ubezpieczeniowych etc. Proces znalezienia odpowiedniej osoby lub firmy potrafi przeciągać się w nieskończoność. Musisz mierzyć się z problemem mnogości propozycji, brakuje nam wiarygodnych opinii i sprawdzonych informacji o firmach, dzięki którym będziesz mieć pewność, że firma z którą chcemy współpracować rzetelnie i terminowo wywiąże się ze swoich zobowiązań.
Najpierw korzystasz z wyszukiwarki, grup na portalach społecznościowych lub prywatnych rekomendacji, a potem rozsyłasz dziesiątki maili i wykonujesz kolejne telefony, które nie przynoszą spodziewanych efektów. Czekasz na odzew, na ustalenie terminu, czy wycenę i nawet kiedy wydaje ci się, że wszystko jest już dopięte na ostatni guzik, to wykonawca potrafi nie zjawić się na umówionym miejscu lub w ostatniej chwili poinformować o przesunięciach.
Szacuje się na przykład, że ponad połowa telefonów do wykonawców usług jest nieodbierana, przez co około 40% klientów rezygnuje i szuka kolejnego wykonawcy, uznają za zmarnowany czas, który poświęcili na dzwonienie – stwierdza Tomasz Janas. Dzięki wykorzystaniu nowoczesnych narzędzi komunikacji, ograniczasz marnowanie czasu. Wszystkie informacje dotyczące projektu przesłane od klienta i wykonawcy są w jednym miejscu i nie trzeba ich szukać w mailach i smsach rozproszonych po firmowych skrzynkach i komunikatorach. Dzięki ułatwieniom, które oferują nowoczesne platformy zwiększa się komfort naszego życia, możemy efektywniej planować zadania i je realizować.
Warto współpracować z firmami, które po prostu szanują nasz czas – podsumowuje CEO PlanMyDeal. Naszą ambicją jest tworzenie miejsca, portalu, gdzie będą obecne wszystkie firmy w Polsce a następnie na świecie, które wykonują wyceny, wysyłają oferty, mają termin rozpoczęcia i zakończenia realizacji zleceń. Firmy te będą chciały korzystać z naszej platformy, bo klienci będą na niej szukać usług, mając pewność, że są tam obecne wyłącznie firmy, które oferują najwyższą jakość obsługi.
Jakub Gniadzik
